L'inscription se déroule en trois phases :

• L’abonnement : il vous permet de manifester votre intérêt pour un dispositif de formation, en cliquant sur le bouton “Abonnement”. Vous serez ainsi redirigé vers la plateforme de mise en œuvre des formations (Sofia FMO).
• La préinscription : suite à votre abonnement et à partir du moment où une session de formation est programmée, vous recevrez un mail sur votre messagerie académique vous demandant de vous préinscrire. Cela revient à confirmer votre intérêt pour la formation demandée. Votre préinscription sera soumise à avis de votre supérieur hiérarchique.
• La convocation : si votre demande d’inscription est retenue par le responsable de la formation, vous recevez via la voie hiérarchique un ordre de mission, seul justificatif confirmant votre inscription en formation.

Le suivi de votre abonnement/préinscription sera consultable sur la plateforme Sofia-FMO dans l'onglet Mon espace stagiaire > Mon plan de formation individuel.

L'offre de formation est consultable sur les pages web de l'EAFC sur le site académique.
Lien ici
Les formations sont présentées par type de publics (enseignants 1er degré, enseignants 2nd degré, personnels ATSS...) puis par grands domaines de formation.

L'inscription se déroule en deux phases : l'abonnement et la préinscription. Cette procédure vous redirigera vers la plateforme "Sofia FMO" où vous pourrez également visualiser le suivi de vos demandes.

L'abonnement vous permet de manifester votre intérêt pour un dispositif de formation. Vous serez ainsi notifié par mail, sur votre boite académique, de la programmation de la session de formation concernée (afin de pouvoir vous préinscrire ensuite).

Pour vous abonner, cliquez sur "Abonnement", vous serez redirigé vers l'application Sofia-FMO. Un descriptif de formation apparaitra ainsi que le bouton "S'abonner à ce module".

Dans le courant de l'année scolaire, si le nombre d'abonnements est suffisant, la session sera précisée avec les dates/heures/lieu. Vous recevrez un courriel automatique de Sofia-FMO contenant ces précisions, et, afin de finaliser votre positionnement vous devrez cliquer sur "Se pré-inscrire".

Pour visualiser ou supprimer un abonnement :

1. Dans Sofia-FMO, sélectionner l'onglet "mon espace stagiaire" en haut de la page
2. Sélectionner "Mon plan de formation individuelle"
3. Plan affiché [Mes abonnements] / Afficher / Tout développer]

Lorsque le responsable de formation décide de programmer une session à candidature individuelle avec une date et un lieu déterminés, il définit la période de préinscription et envoie le lien à un public cible.
Les abonnés sont informés automatiquement.
Après le recueil des candidatures et leur validation par les supérieurs hiérarchiques, l'organisateur sélectionne les candidats et transmet la fiche FMO pour l’édition des convocations.
Cette modalité permet aux organisateurs de planifier séparément les inscriptions toute au long de l'année et aux personnels de s'inscrire en connaissant le lieu et la date de la formation.

A l’issue de la campagne de préinscription, mon supérieur hiérarchique est informé de ma candidature et dispose de 5 jours pour la refuser.
En cas de refus, ma candidature est annulée.
Je peux suivre l’avancée de mes préinscriptions dans "Mon espace stagiaire" de Sofia-FMO.

Choisir "Mon plan de formation individuelle" puis, dans le menu déroulant sélectionner "Mes préinscriptions" puis cliquez sur "Afficher / Tout développer".

Vous trouverez toutes les informations relatives aux formations auxquelles vous êtes inscrit.e dans votre espace stagiaire sur Sofia-FMO.

L’application est accessible via le portail académique Arena, avec son identifiant académique ou par le lien suivant :
https://portail.ac-limoges.fr/sofia-fmo-acad/

Sofia FMO - Espace stagiaire

Avant de recevoir votre convocation, vous recevrez un mail de EAFC-Limoges : “Vous allez être convoqué comme stagiaire”.
Votre convocation vous sera ensuite transmise par la voie hiérarchique.

Dans un premier temps rapprochez-vous du secrétariat de votre établissement de rattachement (ou DSDEN pour le 1er degré).
En cas de difficulté, vous pouvez prendre contact avec l'EAFC : ce.eafc@ac-limoges.fr

Il s'agit soit d'une action de formation pour laquelle votre supérieur hiérarchique a procédé à votre inscription, soit d'une animation pédagogique pour laquelle vous avez été désigné par un corps d'inspection.

Toute convocation à une formation ou à une animation pédagogique revêt un caractère obligatoire.
Les absences doivent être justifiées auprès du supérieur hiérarchique et saisies par les intéressés dans Sofia-FMO.

Vous devez en informer votre supérieur hiérarchique et saisir directement votre absence dans Sofia-FMO
L'EAFC ne traitera aucun signalement d'absence par mail ou par téléphone.

Signaler une absence dans Sofia FMO

Pour bénéficier du remboursement de vos frais, vous devez renvoyer votre ordre de mission à l‘EAFC après l'avoir complété et signé.
Si vous ne pouvez prétendre à remboursement, il est inutile de renvoyer votre état de frais.

Renvoyer mon état de frais post-formation

Le remboursement des frais nécessite un traitement administratif qui peut prendre quelques semaines. Au-delà d'un délai raisonnable, vous pouvez contacter le gestionnaire de formation de l'EAFC, dont le nom apparait sur votre convocation.

Je suis, en temps réel sur Sofia FMO, le nombre de personnes qui s’abonnent à l’actualité des modules que je pilote.
J’anime le vivier du public cible auquel je suis associé (offre à candidature individuelle et à public désigné).
Pour les formations qui n’auront pas lieu (faute de candidats ou autre), j’informe les stagiaires inscrits et mon gestionnaire de formation de l’EAFC.

Je tiens compte des directives ministérielles pour programmer tout au long de l’année des sessions à pré-inscription individuelle. Je préviens les formateurs pour qu’ils organisent aussi leur remplacement et je réserve une salle.
Je prévois un délai de 6 semaines entre le passage au statut 2 (dans Sofia-FMO) et le début de la formation, nécessaire au traitement fluide des convocations et permettant aux établissements une réorganisation en interne si besoin.

• Je crée mon groupe et ma session sur Sofia-FMO.
• Je choisis la forme d'émargement la plus adaptée. De manière générale :
  • Si le formateur a accès facilement à Sofia-FMO, je choisis « saisie des présences par les intervenants » qui permet dès l’ouverture de la formation, de saisir directement sur Sofia-FMO les émargements des personnes présentes que ce soit en distanciel ou en présentiel.
  • Si le groupe est très volumineux ou que le formateur n’a pas accès facilement à l’application, je choisis « liste d’émargement ».
  • Si la formation se fait en distanciel asynchrone, je choisis « l’émargement individuel dématérialisé » et fournis le code d’émargement aux stagiaires.
• J'identifie les formateurs et indique leurs conditions d'intervention. Pour chaque formateur, j'indique précisément le créneau d'intervention et je précise s'il/elle intervient
  • Sans être rémunéré
  • Sur un temps de décharge
  • En étant rémunéré sous la forme de vacations

Attention, en cas de co-intervention, vous devez appliquer une bonification des heures.

Je peux également :

• Communiquer avec les stagiaires en passant par mon espace « organisation » de SOFIA-FMO en sélectionnant le module ou dispositif concerné et en cliquant sur « Courriel aux stagiaires ».
• Envoyer un mail au gestionnaire EAFC et/ou aux formateurs par le même biais, en cliquant sur « interlocuteurs ».
• Après la formation
  • Je m'assure du téléversement des documents attendus et accède au bilan stagiaire. Si besoin, je peux téléverser la liste d’émargement à la place du formateur (30 jours pour le faire).
  • J’ai accès aux résultats de l’enquête bilan des stagiaires (ils ont 21 jours pour compléter le questionnaire).

Vous avez reçu une convocation de l’EAFC pour intervenir en tant que formateur. Vous pouvez vous connecter à votre espace intervenant dans SOFIA-FMO pour avoir accès à l’ensemble des fonctionnalités disponibles.
L’application Sofia-FMO est accessible via le portail académique Arena, avec son identifiant académique ou par le lien suivant : https://portail.ac-limoges.fr/sofia-fmoacad/

Fiche pratique : L'espace intervenant de Sofia-FMO

En amont de la formation, il est important que je contacte l'établissement qui accueille la formation pour m'informer des conditions d'accès, de restauration, .... afin de répercuter des consignes aux stagiaires.

Rendez-vous dans votre espace formateur de Sofia-FMO, sélectionnez la formation et cliquez sur "courriel aux stagiaires". Vous pouvez taper un message et joindre des fichiers.
Dans le cas d’une session à distance, communiquez le lien de visioconférence dans la rubrique "Ajouter les informations de visio".
Il deviendra ainsi accessible aux stagiaires depuis leur espace. De plus, un courriel spécifique leur sera envoyé la veille de la session.

Vous pouvez également communiquer sur des aspects pratiques (accès, repas, matériel...) ou sur les contenus de la formation (attentes, besoins...)

• Émargement par le formateur

Fiche pratique : Saisir les préférences dans Sofia-FMO

• Émargement individuel (distanciel asynchrone)

Voir la fiche pratique

La procédure de téléversement est la même que celle de la liste d'émargement.
Attention : la fiche de vacation doit obligatoirement être visée par le supérieur hiérarchique.
L'émargement doit être validé pour que la rémunération soit traitée.

Il n’y a plus de campagne d’avis dans Gaïa. Celle-ci est gérée dans Sofia-FMO directement lorsqu’une session à pré-inscription individuelle est programmée.
Tout au long de l’année, dès lors qu’un de mes agents candidate à une formation à préinscription individuelle, je reçois une notification par courriel pour émettre un avis. Je dispose d'un délai de 5 jours pour émettre cet avis, en disposant des dates de mise en œuvre. Sans avis de ma part, la candidature est validée.
Je reçois une seule notification par jour lorsqu'un ou plusieurs de mes agents a candidaté sur une formation à préinscription individuelle.

Je reçois l’ordre de mission de mes agents sur l’adresse fonctionnelle de mon établissement et dois le transmettre aux intéressés. Lorsque l’un d’entre eux ne peut assister à la formation, je l’invite à signaler son absence dans Sofia-FMO.
L'envoi de mail ou les appels téléphoniques à l'EAFC pour signaler des absences sont inutiles et ne seront pas traités.

Je reçois régulièrement les notifications d'absences de mes agents aux formations pour lesquelles ils ont été convoqués.